Guía práctica para la implementación de un sistema de archivo y la gestión de documentos

 

Muchas asesorías y despachos profesionales reconocen tener hoy en día problemas con los documentos. Expresiones como "Llevo todo el día buscando un papel", "con este desorden es imposible encontrar un documento cuando lo necesito", "tengo la mesa de trabajo repleta de papeles y ya no sé qué hacer"... son muy habituales en nuestro sector, e indican que existen problemas en la gestión de los documentos: éstos se duplican y se acumulan, paulatinamente va aumentando el desorden, las búsquedas de documentos resultan cada vez más complicadas, se pierden o extravían...

El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte así en un factor clave para la optimización de los procesos en el seno de nuestras organizaciones, como señala Richard S. Wurman en su libro "Angustia informativa".

La gestión documental, al fin y al cabo, tiene una influencia decisiva en el funcionamiento de la asesoría, sin embargo, no es frecuente encontrarnos con despachos que ejecuten una planificación respecto al sistema de archivo. Muchas veces los problemas con los documentos se asumen como irremediables, como si fuesen inherentes a su manejo. Esto no es cierto: HAY SOLUCIONES y esta guía tiene el propósito de examinar estas soluciones desde el punto de vista de las asesorías.

Una gestión eficiente de la documentación implica directamente:

  • La mejora de la eficiencia: si los empleados de la asesoría tardan menos tiempo en encontrar la información, el aumento de su productividad es inmediato.
  • El compartir información entre los profesionales y empleados de la asesoría, y también con los socios y colaboradores, permite reducir de forma muy significativa los costes de interacción de éstos, al hacer mucho más eficiente el flujo de información.
  • La mejora de la relación con el cliente puede ser uno de los resultados de esta gestión, al ofrecer unos servicios de mayor calidad y una imagen de eficacia.

La metodología, así como el plan de trabajo y servicios que se incorporan en la Guía están pensados y adaptados para que puedan ser aprovechados y utilizados por cualquier profesional-empresario no experto en la materia. Los consejos y la metodología de la Guía podrán aplicarse bajo modalidad a distancia o bien bajo modalidad in-company.

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De una forma progresiva, a través de los 10 módulos que componen esta Guía, el lector irá descubriendo los elementos conceptuales que rigen cualquier sistema de gestión documental y que permiten conocer por qué y para qué se toman determinadas decisiones en materia de gestión documental.

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